総合商社勤務の私が教える知っておきたいメールで使うビジネス英語基礎

皆さん、こんにちは！バリ子です。

皆さんは仕事場で英語を使うことがありますか？

<バリ子のプロフィール>

• 総合商社勤務4年目
• 現在は車関係の仕事で、ヨーロッパ地域の担当

新卒や転職先で急に英語を使うとなると、迷うのがどのように英語でメールを書いたらいいか、ですよね。

私自身は学生時代に2度留学をしており、語学には自信があったものの、ビジネスの場で英語を使ったことはなかったので戸惑いました。

今日は私の経験から、皆さんに知っておいてほしいビジネス英語の基礎についてお伝えしていきたいと思います。

メールの書き出し方

まず初めに基礎としてビジネス英語メールの書き出し方についてお伝えしていきたいと思います。

書き出しは日本語メールでも同じですが、相手に好印象を持たせられるか、悪い印象を持たせるかが決まる大事な文面になります。

いくつか例を紹介するので、参考にしてみてくださいね。

Dear ….　(Sir/Madam)

まず一番使うのはこの「Dear」を使った表現です。これを使っておけば基本問題ないですし、私自身も職場で一番使っている表現です。

Dearは直訳すると「親愛なる…」となります。

フレンドリーすぎず、よそよそしくもない適切な表現で、ビジネスの場で一番見ることの多い書き出しですね。

Good day to ….

二つ目に紹介するのは「Good day to ….」です。

直訳すると「こんにちは….さん」といった表現となり、実際にはこんにちは以上に丁寧な表現にはなるので、心配せずビジネスの場でも使うことができます。

ちなみに私は「Dear …」という書き出しにして、その後「Good day」で本文を始めることが多いです。

To Whom It May Concern,

日本語メールでも同じですが、担当者名が分からずメールを送る必要がある時もあるかと思います。

そういった場合は「To Whom It May Concern」という便利な表現を使うことが出来ます。

直訳すると「本件に関連される方へ」となり、分かりやすく日本語にすると「関係各位」というような表現になりますね。

こちらも便利な表現なのでぜひ覚えてみてください。

Hi …, Hello ….

カジュアルな表現が出来るのは「Hi …」「Hello …」ですね。

カジュアルさでいうと Hi > Helloになります。

ビジネスの場で使うには少々カジュアルすぎる一面もある為、最初のメールとして送るには不適切かと思います。(Helloであればまだ使えるかもしれません)

ただ、これまでも仕事をしたことがあり、顔も合わせたことのあるような人であればHi, Helloという表現の方がむしろ親密さを表せていい部分もありますよ！

メールの締めの言葉

英文メールの書き出しについてご紹介したところで、今度はメールの締めの言葉について紹介していきたいと思います。

Best regards / Best

私も日常的に使っているのがこの「Best regards」、「Best」という表現です。

丁寧さでいうとBest regards > Bestなのですが、私は一番近くにいた先輩が「Best」という表現を使っていうことが多かったので、私もBestという表現をよく使っています。

直訳すると「Regards=敬意」ではありますが、分かりやすい日本語訳をすると「よろしくお願いします」のような表現です。

Sincerely / Sincerely yours

個人的に一番エレガントな表現だと思うのがこの「Sincerely/ Sincerely yours」です。

Best や　Best regards よりはよりフォーマルな表現で、ビジネスで使うには良い表現である一方、あまりよそよそしい感じもしないのが良いところです。

日本語に直訳すると「敬具」になるのですが、敬具よりもより好意がこもっている言葉なイメージを持ってもらえればと思います。

Faithfully

あまりよく見る表現ではないのですが、Faithfullyという表現も使えます。

Faithfullyは直訳すると「誠実に」。ただビジネス英語で使うと、Sincerelyのように敬具という意味合いになります。

よく使う便利な表現

ビジネスメールの基礎である、書き出し方と締めの言葉をお伝えしたところで、ビジネスメールでよく使うことの出来る表現についてお伝えしたいと思います。

私も日常的に使っている表現なので、ぜひ参考にしてみてください！

Noted = 了解です

「Noted」は短くて便利な表現の一つです。

「Noted =了解です」といった意味合いがあり、相手側から何か説明をされたときに簡単に返すことの出来る言葉です。

日常会話でも使える表現ですが、私の彼氏は知らない表現のようだったので、ビジネスよりの英語ではあると思います。

It would be appreciated if… = …をしてくださるとありがたいです

ビジネス英語で相手先に何かをお願いしたいときは、「It would be appreciated …」の表現がおすすめです。

「～をしてくださるとありがたいです」といった意味合いがあり、きつい表現ではないので、ビジネス英語でも気にせずに使うことが出来る便利な表現です。

<例文>

• It would be appreciated if you can share the file with us within today.
• 本日中にあのファイルを私たちと共有してくださるとありがたいです

Your cooperation is highly appreciated ＝あなたのサポートを心より感謝します

「It would be appreciated if…」と同じで何かを相手方にお願いしたいときに使える表現である、「Your cooperation is highly appreciated」。

直訳すると「あなたのサポート、支援は感謝されます」、分かりやすく日訳すると「あなたのサポートを心より感謝します」となります。

なにかをお願いする時に合わせて記載すると、嫌な感じではなくお願いしている旨を強調出来て使いやすい表現ですね。

I would like to ask you …. = …をお願いしたいです

シンプルではありますが、よく使う表現なのが「I would like to ask you ….」です。

お願いする時の表現はいくつかあり、「I want you to」「I hope you to」「I expect you to」などが挙げられますが、丁寧でビジネスメールとして使いやすいのは「I would like to ask you …」だと思います。

文面として長くなってしまうのがデメリットなのですが、ぜひ使ってみてほしい表現です。

まとめ

本日は総合商社勤務で日常的に英語でビジネスメールを打っている私が、覚えておくべき英語ビジネスメールの基礎についてお伝えしました！

本当に基礎中の基礎で、何度使ってもいいような表現なのでぜひ使ってみてくださいね。

英語力を向上させるにはオンライン英会話等もあるのでぜひトライしてみてください！